ربما يكون إعداد الوصف الوظيفي مرهقاً لكنه إذا ما أُنجز بشكل جيد فإنه سيعود على المؤسسة بالفوائد الكثيرة.

لسوء الحظ، لا يعطي معظم المدراء الأهمية المطلوبة للوصف الوظيفي كطريق لتطوير العمل، لذلك، يتم اختزالها بالمكافآت على ما تمّ إنجازه من أعمال أو ترقية لمنصبٍ أعلى، ويتم تجاهل التفاصيل الأخرى المتعلقة بنمو الوظيفة أو المهارات المطلوبة من الموظف فتساهم المؤسسة بذلك في إفشال العمل من حيث لا تدري.

هذا الفشل المتراكم سيعود إلى تدني إنتاجية العاملين ومللهم من الروتين الذي يُكبّل قدراتهم من التطوير والإبداع.

أودّ التركيز على الفوائد التي يمكنك أن تحصدها من خلال اهتمام المؤسسة بالوصف الوظيفي وتأكيد الحاجة الملحة لها.

1- توظيف أفضل: لن يكون هناك هدر للموارد المالية أو البشرية.

2- بيانات تعويضات أفضل للعاملين: هذا حق يضمنه القانون، لذلك لا بد من توثيقه لصالح الطرفين.

3- الحماية القانونية: لتكون مرجعية في حال وقوع خلاف على تفسير أو توضيح طبيعة الدور المطلوب.

4- تخطيط للموارد البشرية: وهذا بدوره يُنظم الموارد البشرية ويُعزز نجاحها في المؤسسة.

هذه جميعها هي من أهمّ الفوائد التي يمكن للمؤسسة أن تُنجزها من خلال عملية الوصف الوظيفي، الإلتزام بإنجاز الأعمال بأفضل أداء هو ما تبحث عنه المؤسسات لتحقيق الأهداف المرجوة من عملية التوظيف والفرص المتكافئة لمرشحي الوظيفة للحصول عليها، لكن هناك متطلبات لا بد من إنجازها وعلى القائمين على العمل أخذ هذا بالحسبان.

الوصف الوظيفي يكتسب أهمية لطرفي العمل، أصحاب المؤسسة والموظفين، فمن جانب يساعد المدراء على وضع التوقعات التي يريدونها في شاغلي الوظيفة، ويساعد أيضاً الموظفين بالتعرف على الهدف الرئيسي المطلوب منهم وتفاصيل أخرى أهمها الراتب.

كما يُوفر الوصف الوظيفي مرجعية قانونية عند اختلاف طرفي العمل ومدى وصول الموظف إلى النتائج والأهداف الموضوعة له حسب الإتفاق وكذلك إنصاف الموظف في حال وقوع الظلم عليه.

حسناً، لماذا تحتاج المؤسسة للوصف الوظيفي، هنا سأذكر خمسة عناصر هامة تزيد من أهمية كتابة الوصف الوظيفي وتطويره.

1- تحديد طبيعة العمل المطلوب:
لن يكون هناك تخمينات أخرى غير محدّدة عند الموظف الجديد، على المؤسسة حسم ما هو مطلوب لشاغل الوظيفة قبل أن تتم مقابلته والموافقة عليه.

2- الربط بين الإدارات الأخرى:
يسمح لك الوصف الوظيفي أن تُحدّد طبيعة ترابط الإدارات فيما بينها وتنظيمها بصورة عملية تخدم أهداف المؤسسة وتتجنب مشكلة الصلاحيات أو تغوّل إدارة على أخرى، كما أنه سيُوفر الكثير من الوقت والجهد والمال الذي سيضيع على مثل هذه الخلافات.

3- الشفافية في التوقعات:
هذا بالطبع سيساهم بحماية الموظف الجديد من الوقوع في فخ التوقعات الخفية والتي يجهلها عن الوظيفة، كما أن المؤسسة تقوم بدور كبير في حماية موظيفها من تصنيفهم بالفشل بدون وجه حق.

4- موظفين أكثر إنتاجية:
ببساطة لأنهم يعرفون ما عليهم أن يقوموا به، والمؤسسة الناجحة هي من تُوفر كلَّ وسائل النجاح لعامليها وتساندهم بقوة لإنجاز ما هو مطلوب منهم.

5- الموظفين يعملون أكثر:
هذا من الأشياء التي ترغب المؤسسات الناجحة في غرسه مع العاملين معها، فالموظف الذي ينتظر أن تنتهي ساعة العمل ليخرج سريعاً وكأنه ينتظرها على أحرِّ من الجمر ولا يكون قد أنجز عمله كاملاً، لا شك أنه سيؤثر على تقدم المؤسسة ونجاحها على المدى البعيد.

في النهاية، عليك أن تكتب خمسة عناصر أساسية في الوصف الوظيفي لتكون وثيقة هامة للمؤسسة والموظف على حدٍّ سواء وهي :

• المسمى الوظيفي.
• المهام والمسئوليات.
• تحديد وصف دقيق لطبيعة الإنجاز المطلوب.
• المؤهلات والقدرات المطلوبة لشاغل الوظيفة.
• ما يتمتع به الموظف من مزايا إضافة إلى الراتب المتفق عليه.

 

المؤسسات الناجحة تعمل كفريق واحد، تأسيس فريق قوي يقوم أفراده على إنجاح أهداف المؤسسة هو من أهمّ ما يشغل القيادة.

لكن ما الذي يصنع الفريق؟

يتكون الفريق من أفراد قد يصل عددهم إلى الآلاف أو المجموعة القليلة التي تُعدّ على أصابع اليد الواحدة، يجمعهم الأهداف التي يتطلب العمل منهم تنفيذها، كما يجمعهم روح الإنسجام.

وفي حال لم يكن هذا الفريق مُنسجماً فإنّ عملية التنفيذ لن تسير في العادة لمسارها الطبيعي، سيترتب على هذه الروح ضعف في الإنتاجية وتعطيل العمل ذاته بالبيروقراطية المملة القائمة على اتباع اجراءات ستكون نتائجها كارثية مع مرور الوقت.

إذا لم يوجد الحرص المشترك على نجاح المشروع فإنّ الطامة الكبرى ستحلّ على العاملين والمؤسسة ككل.

لكن، كيف يحدث هذا التنافر وعدم الإنسجام بين الفريق؟

أو بمعنى آخر، هل للقائد تأثير فعلي في إنجاح عمل الفريق، أم أنه تحصيل حاصل؟

القائد الناجح هو الذي يجعل الآخرين مؤمنين بقدراتهم وبإمكانية نجاحهم فيما يقومون به، إذا وُجدت قيادة واعية لمتطلبات العمل فإنها ستكون مسئولة عن نجاح أفرادها، الفريق الناجح هو من نتائج القيادة الناجحة التي تتسم بالذكاء والأسلوب الراقي في التعامل واحترام موظفيها، كما أنها تتمتع بموقف إيجابي تجاه أحداث العمل.

ولدى القيادة الناجحة أيضاً استعداد لإخراج أفضل ما لدى الآخرين، بإعطائهم الفرصة لممارسة أدوارهم الحقيقية في المؤسسة وتحفيزهم للعمل وزيادة الإنتاجية.

القائد الملهم يجعل طريقة الأعمال أكثر سهولة، فهو إلى جانب تحمّله مسئولية الفريق، لا يتهرب من تحمّل نتائج العمل وينأى بنفسه عن إلقاء اللوم على الآخرين، القيادة الملهمة والناجحة تُطلق كلّ القدرات والامكانات المتوفرة لديها لصالح نجاح الفريق والمؤسسة.

في غالب الوقت، الفرق أكثر تأثيراً وفعالية عندما يكون لحرية الرأي مكان، فالقيادة المتعاونة أو الديمقراطية –إن جاز التعبير- الأكثر كفاءة في زيادة إنتاجية العاملين وتحسين أدائهم، في حال لم يكن هناك من يسمع لما يقوله الأفراد واعتمدت القيادة الأسلوب المعاكس فإنها مع مرور الوقت ستجني ثمار سلوكها بتدنى الأداء إلى الأسوأ ولن يكون في مقدور المؤسسة التي لا تُراعي عامليها إلى أن يتخلوا عنها بالبحث عن مكانٍ أكثر كفاءة في الاستفادة من قدراتهم وتقديم الاحترام لهم، ومن ثمّ تأتي الحوافز المادية.

كما أن أعضاء الفريق يشعرون بالرغبة في الإحساس بأنهم يُشكلون جزءاً هاماً من شيء كبير، ويُحبون أن يكون لهم بصماتهم عليها، هذا الدور تُتقنه القيادة الناجحة والمرنة في أهدافها كذلك، لأنّ طبيعة إنجاز الأهداف ربما تتطلب طُرق ووسائل أكثر إبداعية مما هو مُتفق عليه، فتقوم القيادة بإفساح المجال لأفرادها كي يُبدعوا ويتألقوا في تنفيذها بالطريقة التي يعرفها الأفراد، وهذا من أهم متطلبات الفريق الناجح أن يتمتع بالمرونة الكبيرة في اتخاذ القرارات وتنفيذها.

القائد الناجح يُدرك جيداً أهمية الدعم الذي يمكن أن يُقدمه للأفراد، لذلك هو لا يتوانى عن تقديم هذا الدعم سواء كان معنوياً أو حتى مادياً لخلق بيئة مُنتجة وناجحة في المؤسسة.

وهناك ملحوظة هامة لقيادة الفريق الناجح وهو أنّ التركيز على الأخطاء قد لا يجعل الفريق في أفضل حالاته، أو حتى معاملة البعض بطريقة انتقائية ومُجحفة بينما يُعامل آخرون بطريقة أفضل، وكذلك تحفيز العاملين بالمكافآت المادية وبما يتناسب مع طبيعة الدور لأهداف المؤسسة كفيل بخلق فريق ناجح قادر على إنجاز أهدافه الموكلة إليه.

التحفيز هو مجموعة من الرغبات والطاقة الموجهة لإنجاز الهدف، باختصار هي سبب للفعل.

إذا اختفى التحفيز في مؤسسة فقُل على العمل السلام، لا يوجد عمل بدون تحفيز، سواء كان معنوياً أو مادياً، إذا لم تُحترم الجهود المبذولة من العاملين فإنهم سيبحثون عن أماكن أخرى أكثر تقديراً واحتراماً لما يقومون به.

ويمكن أن تلمس التحفيز من خلال الراحة النفسية أو المشاعر الإيجابية التي يتحلى بها العاملين، وينعكس بالتالي على زيادة الإنتاجية وتحسين الأداء.

حسناً، كيف يمكن أن نُحفز الآخرين بأفضل ما يمكن ونرى تأثيره المباشر على أعمالنا؟

1- الاستماع:
لا يتطلب الأمر مالاً أو جهداً كبيراً للاستماع، لكلّ منا شيء يُحبّ أن يتحدث عنه بطلاقة وبدون تقييد، في بيئة العمل عندما يشعر العاملين بأنه مُرحبٌ بالأشياء التي يقولونها أو يفعلونها فإنهم سيفعلون المستحيل لإنجاحها، ورغم بساطة أمر الاستماع إلا أنه يتطلب مهارة في أن يكون القائد مستمعاً جيداً، لأنه سيُدرك احتياجات الآخرين ويعمل على تعزيز روح الإنتاجية لديهم.

2- اسأل أسئلة مفتوحة:
الأسئلة المفتوحة طريقة رائعة لتجعل الذي أمامك يُسهب بالحديث ويُعبر عن الأشياء التي يريدها، إذا لم يكن لديك ما تقوله، ربما تسأل “ما الذي تطمح لأن تفعله دائماً؟”.
“لماذا تريد أن تفعل ذلك؟”.
“ما الذي يجعل الهدف مثيراً لك؟”.
“منذ متى وأنت تعيش هذا الحلم؟”.
لا تسأل أسئلة “نعم” أو “لا” إذا كنت تهتم بتحفيز الآخرين.

3- شجع:
هذه خطوة مهمة، البدء بعمل جديد أو إنجاز أهداف أخرى يكن مُخيفاً في البداية وبمجرد ما وجد الموظف التحفيز فإنه ينطلق مثل السهم سريعاً لا يُوقفه شي، في العادة سيكون الموظف خائفاً من الفشل أو نظرة الآخرين له بازدراء، عليك تشجيعه وإعطائه الطاقة المحفزة كي يستمر في أداء أعماله بأفضل أداء، حاول أن تحدثه عن قدراته المخبوءة بداخله وقدرته على النجاح في إنجاز ما هو مطلوبٌ منه.

4- اسأل عن ما هي الخطوة الأولى:
بعد أن تُشجع موظفيك، تحدث معهم عن الطريقة التي سيبدأوا بها، ما هي اقتراحاتهم للبدء بالعمل، حاول أن تُشعرهم بأهميتهم الكبيرة للمؤسسة.

5- كيف يمكنك أن تُساعد؟:
لا شك أنّ أيّ شخص تسأله بمثل هذا السؤال فإنه سيشعر بأهميته الكبيرة، هذا ليس من باب الحديث فقط، وإنما بإدراكك لما يمكن أن يُشكله موظفوك لإنجاح مؤسستك، إذا أشركتهم باتخاذ القرار فإنهم سيُبدعون فوق ما تتصوّر، الشخص الذي يشعر بالإنتماء سيفعل كلّ شيء ليُحافظ عليه، والقائد الملهم هو الذي يُشعر أتباعه بأهميتهم.

6- استمر بالمحاولة:
باتباع هذه الخطوات السبع السابقة تكون قد اتخذت قراراً بأن تكون البيئة التي تعمل بها تحفيزية، لأنه في حال اتخاذ الإتجاه المعاكس فإنك ستحصد ثماراً مُرة عليك وعلى مؤسستك، استمرارك يعني تقديرك الكبير لأهمية الأفراد الذين يعملون معك وأحقيتك في القيادة للمؤسسة.

التخطيط للوظيفة هو عملية مستمرة يمكنها أن تساعدك لإدارة تحصيلك التعليمي ونمو مهاراتك.

يمكنك استخدام عملية التخطيط من خلال الخطوات الأربعة التي سيرد ذكرها لك بغض النظر عن المستوى الذي تتمتع به في وظيفتك، سواء كنت رئيساً أو مرؤوساً، التخطيط الوظيفي هو عملية مستمرة في :

1- التفكير في إهتماماتك، المهارات، وإنجازاتك.

2- اكتشف حياتك، خيارات العمل والتعلم المتوفرة لك.

3- تأكد من أنّ عملك يُلائم طموحك الشخصي.

4- استمر في خطط التعلّم التي تُساعدك على إدارة التغيير في حياتك وتحسين أعمالك.

يمكنك أن تبدأ من الخطوة التي تُلائمك، أودّ هنا أن أُخبرك بالخطوات الأربعة لعملية التخطيط الوظيفي.

1- اعرف نفسك:
ابدأ بالتفكير أين تقف الآن؟ وأين تريد أن تكون؟ وكيف ستصل إلى هناك؟.
عندما تُحدّد أين تقف وأين تريد وكيف ستصل، يمكنك أن تستكشف مهاراتك وهواياتك وقيمك في الحياة، ابدأ بسؤال نفسك :
– أين أنا الآن؟
– أين أريد أن أكون؟
– ما الذي أريده من الوظيفة؟
– ما الذي أحبّ عمله؟
– ما هي نقاط قوتي؟
– ما هي الأشياء الهامة بالنسبة لي؟
عند انتهائك من هذه الخطوة ستكون قد كونت فكرة واضحة عن هدفك من العمل أو التعلم أو تفضيلاتك الشخصية.

2- ابحث واستكشف:
هذه الخطوة تتعلق باستكشاف مناطق الأعمال والتعليم التي في دائرة اهتماماتك، عندما تُحدّد دائرة العمل الذي تُفضله تستطيع حينها البحث عن المهارات والقدرات المطلوبة لمثل هذا العمل.
– اكتشف المهن التي تُفضلها واسأل نفسك كيف يمكن لمهاراتك أن تلتقي مع توجهاتك الجديدة؟
– تحديد حجم الفجوة بين المهنة المطلوبة والمهارات.
– ما هي خياراتك لاكتساب هذه المهارات أو الأهلية لهذا العمل؟
– ما هي المهارات التي تحتاج إليها؟
– أين أستطيع أن أجد العمل الذي أريده؟
في نهاية هذه الخطوة ستحصل على قائمة بالأعمال التي تُفضلها وخيارات التعلم.

3- صناعة القرار:
هذه الخطوة تنطوي على المقارنة بين خياراتك، التفكير في خياراتك المناسبة للعمل في هذا الوقت، إذ ربما يكون العمل المرغوب بحاجة إلى مزيد من الوقت للتدريب والتعليم فيكون من المناسب العمل في مجال يمكنه مساعدتك في عملية التطوير للوظيفة المرغوبة.
اسأل نفسك :
– ما هو أفضل خيارات العمل أو التدريب؟
– كيف يُكافيء العمل الذي أرغبه مهاراتي، إهتماماتي، قيمي؟
– ما مدى ملائمتها لسوق العمل؟
– كيف تُلائم وضعي الحالي ومسئولياتي؟
– ما هي الفوائد من عدمها لكلِّ خيار؟
– ما الذي سيساعدني أو يُعيق تقدمي؟
– ما الذي يمكنني فعله تجاه خياراتي؟
في نهاية هذه الخطوة سيمكنك تحديد خياراتك وتكون لديك أكثر من فكرة لما تحتاج إليه لاحقاً لمساعدتك على إنجاز أهدافك.

4- قم بالفعل:
لقد قمت بالتخطيط للخطوات التي عليك اتخاذها ووضعت خططك للفعل.
استخدم كلّ ما تعلمته من مهارات واهتمامات وقيم جميعها معاً بجانب ما لديك من معلومات أيضاً عن عالم العمل الذي تطمح الذهاب إليه واصنع خطتك.
ابدأ بسؤال نفسك :
– ما هو الفعل والخطوات التي ستساعدني لإنجاز العمل، التدريب وأهدافي المستقبلية؟
– أين يمكنني أن أجد المساعدة؟
– من الذي يمكنه تقديم الدعم لي؟
في نهاية هذه الخطوة ستحصل على :
– خطة تساعدك على اكتشاف خياراتك.
– خطة لمساعدتك لإنجاز أهدافك المستقبلية في العمل والتعليم.
حدّد أيّ الخطوات ستكون مناسبة لك وابدأ بها.

تمنياتنا لك بالنجاح في تخطيطك لوظيفة المستقبل.

عندما تعمل على إعداد نظاماً لسلم الرواتب في عملك، لا تعتمد على العشوائية في تحديد الراتب.

سلم الرواتب يمكنه أن يُؤثر في أعمال شركتك، ولكلّ عمل نظامه المختلف في تحديد سلم الرواتب، وهذا يُعطي الجميع إنصافاً في الحصول على ما يُكافيء طبيعة الأعمال التي يقومون بها، هذا الأمر لا يتوقف عند شاغري الوظائف الإدارية بمختلف مستوياتها، بل أيضاً للعاملين في الوظائف اليدوية والفنية، يمكنهم أن يُطوّروا من أجورهم بناء على المهارات التي يعملون بها، وهذا حق يكفله لهم قانون العمل إذا كان هناك تقصير من ربِّ العمل، كما أنّ العشوائية في تحديد الراتب ستجرّ عليك المشاكل وتفتح عليك أبواب الحجيم، لذلك ننصحك أن تقوم بعمل سُلّم للرواتب يتناسب مع شركتك ويجعل الجميع في إطمئنان من أنّ جهوده لن تضيع سدى، قم بعمل نظام الرواتب بحكمة.

سأذكر في الأسطر التالية أكثر النُظم المتبعة في تحديد سلم الرواتب وأرجو أن تُحقق استفادتك منه.

1- النظام السائد
يمكنك بهذه الطريقة التعرف على الرواتب التي يتقاضاها آخرون الذين يشغلون نفس الوظيفة في الشركات الأخرى العاملة في نفس المجال، هذه طريقة سائدة لكثير من أرباب العمل، إذ لا يمكنك بأيّ حال تجاهل ما يُقدمه منافسوك من عروض مالية للفوز بالموظف الكفؤ.

2- تقييم الوظائف والأجور
تلعب الوظيفة تأثيراً هاماً للعمل، الصعوبة والخطورة الناجمة عنه، وما هو نوع البرامج التدريبية المطلوبة، وعلى هذا الأساس يتم تطوير سلم الرواتب وفقاً لما هو مناسب للوظيفة.
نظام تقييم الوظائف والأجور لعدة عوامل معتبرة والتي تأخذ في الحسبان طبيعة العمل يناسب العديد من الشركات العاملة في السوق.

3- صلاحية الإدارة
تقوم الإدارة بتحديد ما سيتم دفعه من رواتب بدون الرجوع لأي نظام مالي لسلم الرواتب، كما تتوقعه الإدارة، هذه الطريقة لا تكون في العادة مناسبة في دفع الأجور المالية لما يستحقه العاملين، كما أنها تُسبب الإستياء، والعداوات إضافة إلى فقدان روح عمل الفريق في الشركة.

4- تحديد الأجر وفقاً للمهارة
هذا النوع من تحديد الأجور يعتمد على المهارة، وليس على المسمى الوظيفي، تقوم جهة العمل بتحديد المهارات المطلوبة لكلِّ وظيفة ويتم على أساسها تطوير وزيادة الأجور، وكلما زادت المهارة زاد الأجر المدفوع بغض النظر عن المسمى الوظيفي.

5- تحديد الأجر وفقاً للكفاءة
هذا النظام يعتمد في الأساس على تعامل الموظف والشخصية التي يتمتع بها، بغض النظر عن المهارات المحدّدة، الراتب والزيادة يعتمد على إنجاز الموظف للهدف المطلوب منه، هناك نماذج لهذا النوع كموظفي المبيعات، المطلوب فيها التمتع بالثقة والشخصية القوية في اتخاذ قرار البيع وإقناع الزبائن.

6- الأجر بتوسّع الصلاحيات
هناك أعمال في مجموعتك يمكن أن تضم عدة وظائف متعلقة، على سبيل المثال، الطاقم الإداري يمكنك أن تُحدّد دفع الأجور من خلال توسع العمل وليس المسمى الوظيفي، وهذا يُنصف الأشخاص الذين يبذلون جهوداً أكبر في صالح الشركة ويجعلهم شركاء حقيقيين يمكن الإعتماد عليهم في إنجاز الأعمال.

7- الأجر المتغيّر
هذا النظام يرتبط بنسب الدفع للعاملين بناء على مستوى الأداء والأعمال التي قاموا بإنجازها، تقوم بتحديد الأجر الأساسي أولاً، ومن ثمّ تحديد الأجر المتغير بناء على الأعمال الإضافية التي يقوم بها الموظف.

الموظف هو العمود الفقري في أيّ مؤسسة، فإذا لم تهتم بتوفير البيئة المناسبة فإنك لن تحصل على النتيجة التي تتوقعها.

هنا سنذكر بعض النصائح التي يمكن أن تُساعدك على تحفيز موظفيك وإطلاق قدراتهم الكامنة بداخلهم كي يقوموا بأفضل أداء لديهم.

1- التحفيز المناسب
لا تكافيء الجميع بنفس الطريقة، هناك الموظفين القدماء وهناك من انضموا حديثاً للمؤسسة، حاول أن تقدم لكلّ منهم ما يستحقه.

2- بيئة عمل إيجابية
أكثر من 85% من الموظفين الذين يمتلكون قدرات للعمل لا يقومون بأفضل أداء لديهم، هناك طارد للعمل وهو البيئة الغير إيجابية، احرص على تنمية روح المرح والتعاون بين موظفيك.

3- الشكر والثناء
لن يُكلفك الكثير عندما تشكر أحد موظفيك، إِثْن على أدائه أمام الآخرين، واذكر محاسن عمله، اجعلها عادة لك أن تكسب القلوب بأقل ثمن تتخيّله.

4- كسر الروتين
ربما تكون ساعات العمل الطويلة كلّ يومٍ جالبة للملل مع مرور الوقت، اكسر هذا الحاجز ببعض الأفكار الحماسية، فاجئهم بالعشاء معاً في أحد المطاعم، أو حتى الغداء في مكان العمل سوية أو رحلة نهاية الأسبوع وهكذا.

5- تمكين الموظفين
عندما تُدرب موظفيك على أن يتحمّلوا المزيد من مسئوليات العمل، فإنك تُشعرهم بالأهمية التي يمثّلونها للمؤسسة، وأنهم جديرون بالثقة التي تُوليها لهم.

6- المكافآت
هناك المكافآت المادية والمعنوية، حاول أن تستخدمها بذكاء يعود عليك وعلى مؤسستك بمزيد من النجاحات، يمكنك في الأسبوع الأول أن تشكر الموظف على نجاحه في إنجاز العمل وفي الأسبوع الآخر أن تُقدم له مكافأة مالية مثلاً، اجعل المكافأة مفاجأة.

الإدارة الفعالة هي التي ترفع من توقعاتها لنتائج الموظفين العاملين لديها، ويمكن أن يكون ذلك عن طريق قائد المؤسسة الذي يمكن أن تعرفه من خلال وسيلتين إثنتين :

الأولى : أن يكون فعالاً.

ثانياً : يُعلم مُوظفيه كيف يُمارسون التفكير بأنفسهم.

هذه أهم صفات القائد الذي يمكنه تحفيز موظفيه لبذل أفضل ما لديهم، الفعالية تعني تقديم أكثر مما هو مُتوقع منك، فالموظفين يُحبون العمل مع إدارة واعية وفاعلة لأجل تحقيق الأهداف.

ما الذي يدفع الموظف ليُقدم أفضل ما لديه؟

هناك بعض الممارسات التي ربما لا تُلقي لها بالاً لكنها تلعب دوراً حاسماً في عملية تحفيز الموظفين وتدفعهم لمزيد من العطاء والفعل.

1- تواصل يومياً:
من الجيد التواصل اليومي الوُدّي مع موظفيك، يمكنك الإستفادة من أوقات الإستراحة لتبادل الأحاديث الودية معهم أو تحيّتهم عند قدومك للمؤسسة، هذا سيُقلل مساحات الرهبة في نفوسهم وسيُشعرهم بأنهم ليسوا مجرد موظفين لا شأن لهم بالمؤسسة، على العكس تماماً ستجدهم يتفاعلون مع كلِّ حدثٍ بإيجابية وكأنهم مالكين للمؤسسة.

2- الإجتماعات:
التواصل الأسبوعي من خلال اجتماع الإدارة مع الموظفين سيجعلهم على قرب واطلاع على ما يدور في مؤسستهم، وسيُحمّلهم المزيد من المسئولية تجاه أعمالهم، فمثل هذه الإجتماعات تحمل رسالة مفادها أنك شخص مُهم للمؤسسة ونحن نهتم بما تقوله.

3- أبْقِ الباب مفتوحاً:
سياسة الباب المفتوح ستُوفر عليك اللقاءات الغير مرغوبة والتي يدور فيها الحديث عن الشعور بالظلم في العمل، فتستطيع بسياسة الباب المفتوح حلّ كلّ المشكلات التي ربما ستُسببها بعض القرارات أو الممارسات الإدارية الخاطئة، بالطبع هذا لا يعني أنك ستترك عملك الرئيسي لتحلّ المشكلات، لكنك بما أنك القائد فإنّ عليك بذل المزيد من الجهود لاحتواء الجميع، قد يتطلب هذا جهداً في البداية لكنني أؤكد لك أنك ستُحافظ على إنتاجية عالية وحماس كبير للإنجاز.

4- لا تُخْف أسراراً:
من الأمور التي تُفقد الموظف الحماس للعمل هي وجود طلاسم غير مفهومة عن العمل المطلوب، فتُشعره بمدى الجهل الذي يعيش به وبأنه أقل من أن يعرف الأهداف العليا التي تعمل عليها المؤسسة، تحدث بوضوح ليفهمك العاملين بدون أسرار.

5- النشاطات الإجتماعية:
ربما تكتسب مثل هذه النشاطات أهمية كبيرة في التقريب بين الموظفين والإدارة، إنك عندما تشعر بأنك تلعب لعبة كرة القدم أو تأكل الطعام مع رئيسك في العمل، فأنت تُكسّر الحواجز بينكما وتجعل الموظف في قمة وفائه واعتزازه بقيّم المؤسسة.

6- الإحترام
إنّ أيّ شخص تحترمه لا يمكنه أن يترك الإتصال بك، من خلال الإحترام فأنت تُخبرهم بأنك تُقدّر الدور الذي يقومون به للمؤسسة، وتُطلق فيهم شرارة الإبداع لمزيد من العطاء، الإحترام روشتة لا يمكن أن تُخطيء طريقها، جربها بنفسك.

الإستراتيجية هي الطريقة التي يمكنك الوصول بها إلى الهدف، المؤسسات القوية هي التي تملك إستراتيجيات قوية، وهي في العادة تجيب على أسئلة من نوع (من، ماذا، متى).

حتى تبني إستراتيجية تؤتي ثمارها على المؤسسات أن تضع في اعتبارها العوائق والموارد المتوفرة، وأن تكون متناسقة مع الرؤية والرسالة والأهداف العامة للمؤسسة، وتلعب الخبرة دوراً في إيجاد إستراتيجيات متعددة ومختلفة لبلوغ الغاية وتوفير المعلومات، تعزيز الدعم، إزالة العوائق وتوفير الموارد.

الإستراتيجية لها علاقة بأداء العمل بشكل مختلف وأن تقدم أفضل النتائج، في مجال الأعمال حتى تنافس الآخرين وتضع قدميك بقوة على الأرض لا بد أن تُقدم شيئاً يُميّزك عن غيرك ويجعل من الصعوبة تجاوزك، وهذه هي نتيجة الإستراتيجية القوية في الفكر وابتكار الطرق التي تجعل المؤسسة في وضع قوي للغاية، لا يمكن للأصول المالية أن تُمثل إستراتيجية يعتد بها إذا كان التفكير أو التخطيط الإستراتيجي غائباً وبعيداً عن فهم الأمور التي تحتاجها المؤسسة وإلى أين تريد أن تصل بقاطرتها والوسيلة التي ستستقلها.

في الإستراتيجيات من المهم أن تستجمع الطاقات والمهارات والمعرفة التي يمكنها أن تُساهم في رفع قيمة المؤسسة وتبني بها صرحاً يمكنه المنافسة وتحمّل تبعاتها، فالرؤية والرسالة والأهداف ثم الإستراتيجيات وخطط العمل كلها مجتمعة تلعب دوراً في بناء المؤسسة وتذليل العوائق التي يمكن أن تُواجهها إضافة إلى زيادة في أصولها.

من الجيد أن تسأل كيف يمكنك التفوّق في سوق لا يعرف التوقف أو حتى ملتهب بحمّى التنافس، ففي الغالب جميع المؤسسات والمنظمات التي تُطلق أنشطتها التجارية تتعثر في طريق بنائها في سنواتها الخمس الأولى، فهي جديدة أولاً وتصطدم بجدار حديدي لمؤسسات متوغلة في السوق ويصعب منافستها، فمن الحكمة بناء إستراتيجية تُوضح الطريقة التي ستصل بها إلى حيث تريد، وإلا فإنك ستكون عُرضة لضربات قاسية من منافسيك قد ينتج عنها خروجك من السوق وتكبدك المزيد من الخسائر التي لم تكن في الحسبان.

على المؤسسات أن تحاول بجدّ أن تعثر على طريقة أفضل تُميّزها عن غيرها من المؤسسات، هذا سيُعطي قيمة إضافية لك سيجعل من الصعب على الآخرين اللحاق بك، لكنه ليس مضموناً، لذلك عليك العمل على تنميتها وزيادة منافعها لمؤسستك ولعملائك في السوق.

لكن، لنفترض بأنّ المؤسسة تفتقر للعقول التي يمكنها بناء الإستراتيجية، فهل يمكن تدارك ذلك؟ بكل تأكيد، رغم صعوبتها في ظلّ المنافسة، لكنه هدف لا يمكن أن يكون مستحيلاً طالما عرفت المؤسسة مكمن الخطر لديها والحاجة الملحة لبناء الإستراتيجية، فسيكون من الحلول الفعالة هي محاولة جذب الموظفين الذين يتمتعون بمثل هذا التفكير الإستراتيجي، كما سيكون من ضمن الحلول التي لا تقل أهمية هي التدريب وبناء الخبرات لسدّ الثغرة المعرفية للمؤسسة.

وقبل بناء هذه الخبرات لا بدّ من أن تتعرف أكثر على استراتيجياتك حتى لا تقوم بالبناء في الإتجاه الخاطيء، فبناء الإسترتيجية يتطلب الكثير من تضافر الجهود والعمل بروح الفريق الواحد، وفي حال الخطأ سيكون من الصعب تعويض هذا الجهد أو المال الذي تمّ إنفاقه.

إنّ التركيز الذي تبذله المؤسسة في بناء إستراتجيتها سيلعب دوراً حيوياً في نجاحها، وتذكر دائماً “ابحث عن شيء يعتبره العميـل حيوياً جداً، ومن ثم ركز حول هذا الشيء بحيث تجمع حوله مواهب وقدرات عدة، ومـوارد أكثر من أيِّ أحد آخر. وجميع المؤسسات الناجحـة تستطيع أن تجد طريقة للتميّز في مجالها”.